מטרת הנוהל: לוודא תאימות ותקשורת בין שלוש המערכות. הקפדה על כל שלבי הנוהל היא תנאי להתממשקות המערכות, והינה באחריות בית הספר. שלוש התוכנות - מנב"ס, משו"ב ושחף, מכילות את נתוני המורים, הכיתות וקבוצות הלימוד, ולכן יצירת התאמה בין שלוש התוכנות תאפשר להפיק את המרב מכך שתוכנות אלו יודעות "לדבר" ביניהן, כפי שיפורט בהמשך. בנוסף, התאמה זו תחסוך עבודת הקלדה כפולה שגם גוזלת זמן וגם גורמת, באופן טבעי, לשגיאות ולחוסר הלימה בין המערכות.
שלבי העבודה המומלצים הן כדלהלן:
- פתיחת שנה במנב"ס והעלאת התלמידים והכיתות לשנה החדשה ללא קבוצות לימוד, קבוצות הלימוד תיווצרנה מאוחר יותר באופן אוטומטי על ידי ייבוא משחף.
- פתיחת מערכת שעות ריקה בשחף, וייבוא המורים, המקצועות והכיתות ממשו"ב של השנה הנוכחית דרך מנב"ס > ייבוא נתונים ממנב"ס.
- בניית גיליון השיבוץ בשחף, בגיליון זה נקבעים צירופי המורים, המקצועות והכיתות אשר יוצרים את קבוצות הלימוד. במידה ונוספו בתהליך השיבוץ כיתות, מורים או מקצועות חדשים, יש לוודא שהם נוספו גם למנב"ס ולהגדיר להם מספרי מנב"ס.
- בניית מספרי מנב"ס לקבוצות שנוצרו בשחף, סקירה ותיקון במידת הצורך.
- יצוא קבצי ICON####.DAT משחף וקליטתם במנב"ס באמצעות תוכנית שרות 1153 "קליטת מערכת שעות". הסבר נמצא כאן. פעולה זו יוצרת באופן אוטומטי קבוצות לימוד במנב"ס.
- שיבוץ התלמידים במנב"ס לקבוצות והעברת הקבוצות למשו"ב.
- העברת מערכת השעות משחף למשו"ב (פאנל ניהול – ממשק משו"ב שחף, יבוא מערכת שעות משחף) ובדיקת דוח שגויים.
- ביצוע התיקונים וחזרה על סעיף 7 עד לקבלת דוח תקין.
בדרך זו תיחסך עבודה רבה של הכנת קבוצות הלימוד במנב"ס, כשכל שיישאר הוא שיבוץ התלמידים לקבוצות שנוצרו באופן אוטומטי. בנוסף, כך נבטיח שתהיה התאמה מלאה בין המנב"ס ומערכת השעות.
כמו כן פעולה זו תחסוך את הצורך בהקלדת המערכת למשו"ב ואת הצורך לשלוח מערכות למורים ולתלמידים, כשגם בהמשך כל שינוי מערכת יוזרם אוטומטית למשו"ב ויהיה זמין באופן מיידי למורים ולתלמידים.
(מערכת השעות לתלמידים חסומה במהלך חופשת הקיץ ונחשפת רק לקראת תחילת שנת הלימודים, וזאת כדי למנוע הגעת מידע אליהם בטרם עת ולאפשר לבתי הספר לבצע שינויים מבלי שייחשפו לתלמידים).
הזרמת השינויים לאתר שחף תאפשר הצגת מערכת שעות אישית למורים ותלמידים עם רמת עדכון גבוהה מאד, והודעות יומיות אישיות על שינויים במערכת השעות.
בנוסף, במהלך שנת הלימודים ניתן יהיה להזרים למשו"ב את שינויי המערכת השוטפים, כך שכל ביטול שיעור או מילוי מקום יופיעו במערכת המורה ממלא המקום במשו"ב כך שהוא יוכל לדווח נוכחות גם לקבוצות בהן הוא ממלא מקום והן אינן ברשימת הקבוצות הקבועה שלו.